31. Lo que pasa cuando NO miras tus números

31. Lo que pasa cuando NO miras tus números (0:00) ¿Cuándo es que tengo que empezar a llevar la contabilidad de mis negocios de servicios? (0:07) ¿Cuáles son las consecuencias de no llevar mis números cuando comienzo un emprendimiento? (0:12) Estas preguntas me las han hecho y quiero ponerlas en contexto. (0:17) Porque las personas cuando emprenden o empiezan a generar ingresos por cuenta propia, (0:23) ofreciendo sus servicios profesionales, y si es tu fuente principal de ingresos, (0:31) debes de saber que esto es literalmente tu negocio propio. (0:36) Y por alguna extraña razón piensas que llevar tus números no es importante al comienzo (0:44) y se cometen muchos errores. (0:46) La contabilidad y finanzas son parte de los pasos iniciales de comenzar una actividad económica. (0:55) Y por no ver tus servicios como un negocio propio, no tomas en cuenta los números, (1:02) o sea, las finanzas y la contabilidad como parte de comenzar un negocio. (1:08) Lo ves como que es algo que debes prestarle atención luego de que lleves ingresando un tiempo (1:16) o como me han dicho algunas, cuando yo genere tanto, cuando yo llegue a X ingresos, (1:24) cuando yo consiga X cantidad de clientes, es que yo voy a preocuparme por los números o la contabilidad. (1:31) Ahora yo solo lo hago por el ladito, estoy probando a ver si me salen todas esas cosas. (1:38) En este episodio te voy a enumerar las consecuencias que puedes tener si comienzas un negocio (1:44) y no prestas atención a tus finanzas. (1:48) Y ahí va una contabilidad. (1:54) Hola, hola, es un placer tenerte en Poncepa Tu Número, (1:59) el podcast donde aprenderás a simplificar tus finanzas para que tengas más tiempo de hacer prosperar tu negocio. (2:07) Aprenderás a organizar tu número, cumplir con tus obligaciones contributivas y mantener todo en ley (2:13) para que lleves tu emprendimiento o negocio al siguiente nivel. (2:17) Soy Orima Ben, contadora de profesión y mi propósito es guiarte en el camino de llevar tus números de una manera simple y efectiva. (2:27) Prepárate para una dosis de conocimiento financiero práctico y motivación para alcanzar tus números. (2:40) Primero, quiero que sepas que yo no soy de las que me gusta dar malas noticias ni estar por la pantaleta de que yo te lo dije. (2:49) Pero sí me gusta dejarte saber que hay cosas que puedes hacer para evitarte muchos dolores de cabeza (2:56) o que te pasen las cosas que a mí me pasaron en algún momento cuando emprendí por primera vez. (3:01) Y a veces son cosas básicas o lógicas, como dicen por ahí. (3:07) Pero también la mayoría de las veces no nos damos cuenta de que tenemos un problema que puede tener una solución simple (3:15) porque no sabemos que es una inacción que se puede convertir en un problema, ¿verdad? Algo bien loco. (3:23) No lo hacemos que nos pasa, ¿verdad? (3:25) Así que vengo a numerarte algunas de las cosas que te pueden pasar cuando no tienes idea de cómo hacerlo, ¿verdad? (3:34) De cómo llevar tus números de una forma simple y llevar una contabilidad. (3:42) Lo número uno, lo primero que te puede pasar es que vas a tener falta de control financiero. (3:48) Y eso no es más que no saber cuánto dinero entra y cuánto dinero sale de tu actividad económica. (3:57) Y esta es la falla número uno porque como ni siquiera llevas un control de tus finanzas personales o del hogar, (4:06) mucho menos vas a tener un control de lo que va a ser tu negocio. (4:11) Que por ende la consecuencia de esto es que puedas llevar un mal manejo de tu flujo de efectivo (4:16) que es el cash flow. (4:20) Por lo tanto, ese mal manejo de efectivo o de tener cash ya sería la consecuencia número dos que es problemas de liquidez. (4:32) Que es eso mismo, quedarte sin poder pagar las deudas u obligaciones en su vencimiento (4:38) que esto puede hacer que te quedas sin dinero en cualquier momento. (4:42) O sea que no vas a tener el dinero para cubrir tus gastos más importantes. (4:48) La tercera cosa que te puede pasar es que puedes cometer errores cuando viene el momento de hacer los pagos de impuestos. (4:59) Si no llevas un buen registro de tus ingresos y gastos, se pueden cometer errores en esa calculación y presentar los impuestos incorrectos. (5:09) O sea que si dejas gastos que incurriste, pues probablemente vas a estar pagando de más. (5:15) Si dejaste ingresos o duplicas ingresos, pues eso también conlleva a que estés dando una información que es incorrecta, (5:27) que se puede traducir o conllevar a multas, penalidades, recargos, porque eso es lo que se lleva en ese momento. (5:37) Y otra consecuencia que te puede pasar, decisiones poco informadas. (5:45) Sin datos financieros confiables, no puedes tomar decisiones estratégicas en tu negocio, (5:53) como puede ser que contrates personas antes de tiempo o muy tarde, (6:00) que cuando puedes comenzar a subcontratar, en vez de contratar en una nómina, (6:09) qué equipo puedes comprar que no necesitas o quizás no lo tengas que comprar, quizás no lo puedas alquilar, (6:16) pues te puedes poner quizás a comprar o adquirir plataformas electrónicas que todavía no estás completamente lista para adquirirlas. (6:26) Entonces comienzas a tener gastos innecesarios porque estás tomando decisiones basadas en cosas que no estás mirando tus números (6:39) y probablemente no tengas la oportunidad de dejar efectivo en tu cuenta para guardar para tu fondo de emergencia, (6:50) para invertir en tu negocio, etcétera, etcétera. (6:53) Y te voy a dar un ejemplo para que todo esto que te estoy diciendo te haga sentido (6:59) y también puedas hacer referencia cuando, de un ejemplo, de una clienta que vino hace poco (7:09) o de lo que regularmente vienen chicas a pedirme ayuda cuando comienzan el negocio. (7:16) Así que mira, un ejemplo rápido. (7:17) Tuve una chica que vino para organizar sus finanzas y su contabilidad y había comenzado a generar ingresos (7:28) y ella vino y creó una LLC y también tiene una página en las redes para promocionar su servicio. (7:36) Ella es psicóloga y trabaja para una clínica, pero de un tiempo para acá tuvo una reducción en las horas de ese cliente grande que tenía. (7:49) Pero como familiares y amistades comenzaron a referirle personas, comenzó a compartir información de lo que hacía a través de las redes, (8:01) pues le comenzaron a llegar más clientes, ¿verdad? Que no era su cliente primario. (8:08) Y entonces esto es lo que yo te estoy diciendo, ¿verdad? Que ya estás comenzando a tener un negocio. (8:15) Ya no tan solo eres una proveedora de servicios que alguien grande te contrató, sino que ya tienes un negocio por cuenta propia. (8:24) Así que ella se dio cuenta y dijo, pues mira, necesito buscar ayuda porque me gustaría saber cuánto dinero necesito para cubrir todos mis gastos, (8:38) cuánto debería hacer que yo debo de estar ingresando. (8:42) Y también la pregunta de los 24 mil chavitos, pues ella no sabía a dónde se estaba yendo todo su dinero. (8:48) ¿Pues qué significa esto? Pues que ya ella estaba cometiendo estos errores de los cuales te estoy hablando. (8:56) Ese primer error o la primera consecuencia de que la falta de un control financiero, pues ella no sabía ni cuánto entraba o salía específicamente de su actividad económica. (9:07) Y como lo llevaba todo como una sola cuenta dentro de su cuenta personal y no estaba siguiendo los conceptos básicos de estructuración, (9:20) de que cuenta separada, no sabía bien cuánto debería estar cobrando por sus servicios o cómo lo comprobaba. (9:30) Cuando empezó a tener esos problemas de liquidez o de flujo de efectivo, pues no me supo decir cuándo. (9:37) ¿Por qué? Pues porque no tenía un control de sus finanzas o de sus entradas y de sus entradas y sus salidas, que eran sus gastos. (9:45) También no tenía, tenía dinero en la calle, pero no tenía un sistema automático para cobrar a sus clientas que estaba recibiendo por cuenta propia. (9:59) ¿Por qué? Porque no estaba organizada, no, no se había, no había, como yo digo, internalizado de que eso era un negocio y ella necesitaba una estructura. (10:10) Y cuando vamos, entonces ella se le va a hablar entonces de cómo vamos a tributar, pues tampoco estaba preparada. (10:18) ¿Por qué? Porque no tenía claro cuáles eran todos esos gastos cualificados o lo que se conoce, ¿verdad? (10:25) Como gastos ordinarios y necesarios para hacer sus servicios que los podía utilizar como gastos deducibles de su planilla. (10:35) Y también no estaba enterada del cumplimiento que se tiene que, que tiene que ver con las informativas porque, ¿verdad? (10:43) Aún tenía el ingreso que estaba recibiendo por su contratista principal y también, pues, ella en algún momento tuvo que contratar otros servicios (10:55) y no sabía esas reglas para cumplimiento de servicios prestados. (11:03) Y todo esto, pues, en algún momento la llevó a tomar decisiones financieras erróneas o incorrectas. (11:12) ¿Por qué? Porque como estaba como gallina sin cabeza, pues, trabajando, obviamente, porque si tú eres tu propia jefa, pues tú eres la que ejecutas, (11:21) pero no tienes una guía o no buscaste ayuda a tiempo, pues, obviamente, se le mezcló todo. (11:29) ¿Y qué te quiero decir con todo esto? Mira, pues, esto casi siempre es el pan nuestro de cada día con muchas cuentas propistas (11:35) que se desgastan físicamente, emocionalmente y terminan buscando un empleo porque les fue mal con lo de la cuenta propia. (11:47) Pero la realidad es que nunca buscaron ayuda a tiempo y tomaron decisiones incorrectas no basadas en su situación específica personal para llevar su negocio. (12:00) Así que no te sientas mal porque todo eso tiene solución y te voy a dar unos consejitos de cómo puedes, venga, ponerte pa' tu número en este aspecto. (12:11) Número uno, el consejo que siempre le digo a todas, debes de llevar cuentas separadas. Mantener una cuenta bancaria separada para tu negocio propio es crucial (12:25) y no mezclarla con las cuentas tuyas personales de tus gastos de familia. (12:31) Número dos, establecer un presupuesto para ti personal, ¿verdad? Y de tu familia y uno de tus servicios o del negocio. (12:42) Es fundamental porque te va a ayudar a identificar tu costo de vida y eventualmente a tener ese sueldo emprendedor de acuerdo a cómo vaya creciendo tu negocio (12:53) y no vas a desangrar tu negocio porque según vaya pasando el tiempo y tu negocio vaya creciendo, pues entonces tus ingresos también pueden ir creciendo a la par con tu negocio. (13:07) Número tres, ¿qué te puedo decir? Registrar todos los ingresos y todos los gastos, ¿verdad? Que no se te quede ningún movimiento de dinero por pequeño que sea que incluya ingresos y gastos de tu actividad económica. (13:21) Y para esto obviamente debes de tener una herramienta simple que ya esto sería como cuando tú te envuelves a lo que es ya la contabilidad, ¿por qué? (13:32) Porque tu actividad económica tiene que venir de algún sitio y si vas a tener una cuenta pues tienes, por eso es la importancia de canalizarlo. (13:40) A través de esa cuenta puedes utilizar sistemas tan sencillos o herramientas tan sencillas como reportes de Excel o si eres más tecnológica o tienes más actividad económica (13:51) puedes utilizar QuickBooks o Wave que son programas un poco más, son sencillos, ¿verdad? Comparado con los que están allá afuera. (14:02) Que te pueden ayudar a llevar ese control básico y de una forma más automatizada. (14:08) Y el último consejo que te puedo dar, contratar a un profesional o buscar apoyo y ayuda. (14:15) Si el negocio empieza a crecer y te sientes abrumada es importante buscar un contador o un asesor que te ayude a mantenerte al día con todo lo que tienen que ver las obligaciones fiscales y toda esa gestión financiera. (14:31) Y con esto quiero que te quedes con algo muy claro, si no te ocupas de las finanzas y la contabilidad de tu negocio, tarde o temprano se van a convertir en un problema que te costará más tiempo, más dinero y energía para poderlo resolver. (14:48) No tienes que ser una experta en números para llevar el control de tus finanzas, pero sí debes ser consciente de que necesitas organización y herramientas para que tu negocio crezca y se mantenga saludable. (15:04) Por lo que yo digo, tener negocio que sea rentable. (15:08) Recuerda, no estás sola en este camino. Si sientes que manejar tus números te resulta abrumador, pues aquí voy para ayudarte. (15:17) Mi misión es que tú, como emprendedora y dueña de tu propio negocio, tengas el control de tus finanzas y puedas enfocarte en lo que realmente amas, que es hacer tu negocio para que crezca. (15:31) No dudes en buscar ayuda y apoyarte con recursos que te faciliten el proceso. ¿Por qué? Porque con un poco de organización y conocimiento puedes lograrlo. (15:44) Y en mi experiencia propia, muchas veces hay muchas mujeres, muchas personas allá afuera que tienen tremendas ideas de negocio, son muy buenos servicios, pero llega este momento en que se les descontrolan los números, se les descontrolan las finanzas y los sacan de carrera. (16:04) Y eso no es lo que queremos. Y si estás escuchando este episodio en tiempo real, quiero decirte que este próximo sábado 5 de octubre de 2024 tienes la oportunidad para organizarte haciendo tu cuenta propia. (16:21) Es un taller tipo workshop que lo hemos llamado la fórmula perfecta para llevar tu negocio de servicios. En las notas del episodio voy a dejar el enlace para que puedas ver todos los detalles de lo que vamos a tener allí. (16:45) Estaremos compartiendo los pasos que hicimos para afinar esa búsqueda de clientes y cómo organizar las finanzas y llevar una portabilidad simplificada para los negocios. Así que no lo pienses mucho, los espacios son limitados y no dejes pasar este 2024 sin tomar acción y encaminarte a ser rentable. (17:08) ¡Nos escuchamos pronto y hasta la próxima!