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48. Cómo alinear tu planilla con las metas de tu negocio

Ponte Pa' Tu Número

Presentado por

Podcasteras Media

En este episodio de “Ponte pa’ tu número”, Doris nos muestra por qué la planilla no tiene que ser ese dolor de cabeza que muchos quieren sacar del camino rápidamente. Más bien, puede convertirse en una herramienta estratégica para impulsar el crecimiento de tu negocio, sin importar si estás en etapa de inicio, crecimiento o expansión. Doris explica por qué es esencial preparar tu planilla de manera que refleje con honestidad tu actividad comercial y se acople a tus metas financieras a largo plazo.

Si quieres sacar lo mejor de tus planilas participa del Taller “Prepárate para la planilla”. El taller será el 19 de febrero a las 7:00 p. m. (hora de Puerto Rico) por Zoom.Regístrate aquí.

Si buscas a alguien que te ayude a organizar tus números y presentar tu planilla, comunícate con Doris. ¡Aún hay espacios para clientes nuevos! Escríbele por Instagram.

Ponte pa' tu número es una producción de Podcasteras Media, te ayudamos a crecer tu negocio con el poder de tu voz.

Transcripción

48. Cómo alinear tu planilla con las metas de tu negocio (0:00) Para muchos, la planilla es un dolor de cabeza que solo quieren quitarse de encima. Y que (0:07) llegue ese periodo y hazme la planilla, lo que tú digas, ponme lo que tú creas, yo no (0:13) tengo los números, no he cuadrado, pero quiero salir de la planilla. Qué mal, si yo te dijera (0:19) que bien manejada puede ser una herramienta clave para el crecimiento de tu negocio, tú (0:25) no me lo creerías, pero esa es la verdad. Hoy te vengo a explicar cómo tu planilla debe (0:32) estar alineada con tus metas de negocio, ya sea que estés comenzando, creciendo o expandiéndote. (0:41) Y cómo te pones para tu número para que le saques el mayor provecho o para que la (0:47) planilla esté alineada con todo el sentido. Hola, hola, es un placer tenerte aquí en Ponte (0:57) Pa Tu Número, el podcast donde aprenderás a simplificar tus finanzas para que tengas (1:03) más tiempo de hacer prosperar tu negocio. Aprenderás a organizar tus números, cumplir (1:08) con tus obligaciones contributivas y mantener todo en ley para que lleves tu emprendimiento (1:14) o negocio al siguiente nivel. Soy Doris Maben, contadora de profesión y mi propósito es (1:20) guiarte en el camino de llevar tus números de una manera simple y efectiva. Prepárate (1:27) para una dosis de conocimiento financiero práctico y motivación para alcanzar tus metas. (1:39) De acuerdo a la etapa que te encuentres dentro de tu negocio, tu planilla debe estar alineada (1:45) para que te ayude a seguir creciendo o al menos que refleje una actividad de negocio real para (1:52) que tú puedas tomar decisiones y la planilla pueda reflejar hacia dónde tú quieres llegar (1:58) de acuerdo a esas metas que tú tienes. Cuando tú empiezas un negocio, esta es la etapa de la (2:07) validación más que todo. Un porciento bastante alto de personas que emprenden comienzan sus (2:14) primeros años, como dicen por ahí, en pérdida porque muchas veces son ustedes mismos, somos (2:21) nosotros mismos los que financian este negocio o esta operación que estamos llevando. Y esto (2:29) la gente lo toma como que es la norma. Estamos empezando, vamos con pérdida. Se supone que (2:36) muchas veces es la norma y es lo que se espera. Pero no necesariamente tiene que ser así. Hay (2:44) negocios que desde su primer año, desde sus inicios, son negocios rentables y financieramente (2:51) se pintan muy bien y siguen por ahí como la espuma. Pero esto no deja de significar que (2:58) durante los primeros años de existencia de tu negocio, esas planillas deben de ir validando (3:03) que puedes tener y que vas a tener un negocio rentable y van creando esa credibilidad. No tan (3:11) solo en ti como dueño, sino en tus suplidores o otros colegas dentro del mercado. Así que esas (3:19) primeras metas para esa primera etapa de comienzo muchas veces es establecerte en la (3:28) industria o en el mercado que estás para validar esa idea de negocio que tú tienes y que puede (3:35) generar ingresos con esa idea de negocio que tú comenzaste. Porque pueden ser los negocios (3:41) similares, pero siempre tus metas o tu manera de ingresar puede ser diferente a la de tu colega o (3:49) la que está en la industria. Así que una planilla estratégica en esta etapa debería al menos ser el (3:56) de declarar correctamente sus ingresos para demostrar que su actividad económica, ¿verdad? (4:02) Al menos tú tuviste esos ingresos. Vas a reportar los gastos de inicio que son totalmente deducibles (4:11) y si tuvieras que pagar alguna contribución es comenzar a tener esa historia de contribuciones (4:18) especialmente si más adelante vas a solicitar algún financiamiento o lo que necesites ya sea (4:26) con la banca o con cualquier otra institución que le brinda ayudas a emprendedores o dueños (4:32) de negocio. Así que un ejemplo puede ser que si en dos años tú quieres pedir un préstamo, (4:39) pero tus planillas no muestran los ingresos consistentes o lo que en realidad está sucediendo, (4:48) pues el banco podría verlo como una señal de riesgo definitivamente, ¿verdad? Y las instituciones (4:55) bancarias se dedican a eso, a buscar clientes, pero clientes que puedan pagar o porque no son (5:03) instituciones benéficas. Los bancos es un negocio como cualquier otro y ellos van a cobrar unos (5:08) intereses porque esos intereses ellos sacan sus ganancias. Pues tú tienes que estar aware que si (5:14) tú sabes que no puedes pagar un préstamo pues no te lo van a dar tampoco. Tienes que estar (5:20) financieramente saludable o al menos evidenciar de que con el dinero que vas a pedir prestado vas a (5:28) poder aumentar tus ingresos y así te va a sobrar para pagar esa mensualidad de tu préstamo porque (5:35) los negocios ya no se basan en la caridad. Aquí hay que trabajar. En la segunda etapa que es la (5:42) etapa de crecimiento, una de las metas más comunes o la meta típica en esta etapa es esa misma de (5:50) obtener capital para formalizar tus procesos que ya tienes establecidos dentro del negocio y aumentar (5:57) la clientela. ¿Cuáles son tus servicios también o tus productos? ¿Por qué? Porque estás creciendo y (6:06) esa planilla debe de reportar ingresos de forma clara y transparente para acceder a tu préstamo o (6:16) a líneas de crédito. O sea que la actividad que está también en tu cuenta de banco debe de estar (6:23) alineada con lo que tú digas en tu planilla. Por eso es que yo digo que es bien importante que todos (6:28) los ingresos y gastos que tú generes en tu negocio debes de reflejarlo en tu cuenta bancaria (6:35) y la cuenta bancaria del negocio, no la tuya personal. Eso es la ley número uno, cuentas (6:41) separadas. Y con eso ya tú vas haciendo estratégicamente para moverte a reflejarlo en la (6:50) planilla. En esta etapa también tú puedes considerar validar o acercarte a que si ya tú (6:58) estás listo para convertirte a una estructura legal más formal. O sea que tú en esta etapa también ya (7:05) puedes ir considerando si estás lista para moverte a convertirte en una estructura de (7:12) negocio más formal como es la LLC, las corporaciones, para que entonces tú puedas (7:19) optimizar ese pago de impuestos, que puedas beneficiar de lo que contributivamente es ser (7:26) una entidad jurídica. Yo auspicio al comienzo siempre a mis clientes que hagan negocio como (7:34) debe a y cuando su negocio ya está en crecimiento pues quizás ya tú estás lista para convertirte (7:40) en una estructura legal más formal porque ya entonces hay una estrategia contributiva. Ya (7:46) estamos hablando de cómo pagar menos contribuciones según te lo permita la ley. (7:52) Y mucha gente no toma en consideración las contribuciones o las responsabilidades (7:57) contributivas cuando están comenzando un negocio. Piensan que comenzar un negocio (8:01) significa crear una estructura de negocio y eso no es real. Usted comienza el negocio (8:05) tanto que usted venda, recibe ingresos por algo que usted hizo o vendió. Así que ejemplo, (8:12) si quieres una línea de crédito para manejar tu flujo de efectivo de tu day by day work, (8:19) tu planilla debe reflejar esos ingresos sólidos y consistentes. O sea, que probablemente lo que (8:25) tengas es un problema de que tus clientes te pagan a más de 30 días o no te pagan al contado. (8:32) Casi siempre es cuando tenemos un servicio, pero ya le diste el servicio, ya tienes el (8:38) contrato con tu cliente. O sea, que esos chavitos están seguros, pero como estás en crecimiento, (8:44) a lo mejor no has podido guardar la cantidad suficiente en efectivo o en cash flow, (8:49) como se dice, de esos costos operacionales mensuales y te quedas corta de efectivo y (8:54) por eso necesitas una línea de crédito para no quedarte sin efectivo. (8:59) Y te puedo dar un ejemplo rapidito como, mira, los negocios que tienen contratos con el gobierno, (9:05) por ejemplo, que el gobierno paga 30, 45 días, pues mira, pues tú necesitas una línea de (9:12) crédito para financiar o para no quedarte en cero en lo que te pagan tu factura del mes anterior o (9:19) de dos meses. Esto es, ¿verdad? Aquí se hace negocio y tú tienes que subsistir como sea. (9:24) Así que es bien importante que si tú tienes este problema o esta situación en tu negocio, (9:29) pues tú busques alternativas. ¿Para qué? Para que tengas este flujo de efectivo constante. (9:35) Y número tres, que sería la etapa de expansión, que deberías reflejar en esa planilla como que (9:41) tú debes de pensar estratégicamente en qué, en términos contributivos. Ves cómo optimiza estos (9:48) impuestos y te vas preparando para esas estrategias o esas metas a largo plazo. (9:54) Una meta típica para esta etapa de expansión puede ser que tú necesites comprar equipo, (10:02) maquinaria, diversificar los ingresos, haciendo diferentes cosas. A lo mejor (10:08) empezaste con productos y ahora puedes dar servicio o viceversa. Tengo un beauty y solamente (10:14) daba servicio de pelo, ¿verdad? Pero ahora quiero vender los productos, ¿verdad? Todo, (10:22) todas esas cosas. Ya es cuando tú vas en una etapa de expansión o tú quieres reinvertir. Mira, (10:28) pudiste tener un capital y ahora puedes también reinvertirlo para tu negocio. Pues mira, (10:35) ya tú estás viendo qué tú vas a hacer porque ya tú estás expandiendo. (10:40) Aquí ya te aconsejo que tú necesitas un contador, ¿verdad? Porque tu contador, (10:45) lo primero que tú tienes que llevar siempre es tu contabilidad al día. Y evaluar número dos, (10:52) si tú todavía eres una DBA y no te has incorporado, pues quizás este sea el momento (10:58) que tu estructura legal cambie. ¿Para qué? Porque ya estás teniendo más ingresos y tú (11:05) puedes entonces diversificar ese pago de impuestos o planificar para algún beneficio contributivo que (11:13) nos ofrezca el gobierno cuando ya estamos en crecimiento. Existen incentivos en diferentes (11:20) áreas. Es cuestión de tú buscar ayuda, preguntar a tu contador. Un ejemplo también puede ser si (11:26) planeas contratar empleados, podrías beneficiarte de otros incentivos fiscales que la que provee el (11:34) gobierno para qué? Para poder bajar esos costos operacionales. Ya en esta etapa de expansión se (11:41) supone que tu negocio esté generando un ingreso constante y tú buscaste seguir creciendo y que (11:48) las contribuciones no se queden con toda tu ganancia. Y créeme, como te vuelvo y te digo, (11:53) hay incentivos y maneras de defenderse y no tienes que evadir contribuciones. Hay incentivos (12:00) como el incentivo de exportación de productos y servicios y que puede bajar tu tasa contributiva (12:08) hasta un 4% tanto de manufactura, de cine, de agricultura. Es cuestión de ver cómo tú te vas (12:16) a seguir expandiendo y hacia dónde tú te vas a seguir moviendo para hacer crecer tu negocio. (12:21) Te voy a dar unos consejitos de cómo tú entonces te preparas para esa planilla de visión estratégica (12:29) o cualquier planilla, ¿verdad? En cualquiera de las etapas, si estás comenzando, si estás en crecimiento, (12:38) mantener bien esos registros de tu contabilidad al día. Hacer la planilla será mucho más fácil y (12:45) preciso cuando ya tú tienes tu contabilidad al día. Si tú estás empezando y no puedes pagar un (12:52) contador, yo tengo herramientas como plantillas y doy asesorías para que tú misma comiences a (12:59) registrar tus números. No importa que tú no puedas o estés empezando, siempre, siempre, siempre es bien (13:05) importante llevar esa contabilidad. Número dos, consulta a un profesional, un contador, te puede (13:13) ayudar a tomar esas decisiones alineadas con la etapa que se encuentra tu negocio. Tener un negocio (13:20) no es tan solo hacer o vender, es administrar, organizarte, planificar y ejecutar. Todo eso es (13:29) parte de que tú puedas tener un negocio rentable. Y número tres, proyecta el futuro. No pienses solo (13:37) en la planilla de este año que estás haciendo. Piensa en cómo impactará la planilla que estás (13:44) haciendo, ya sea la primera, segunda, tercera, hacia el futuro. Dos años, tres años, después, (13:50) cómo esta planilla va a iniciar esa meta que yo quiero llevar. Y para eso están los contadores, (13:57) para que tú le digas, si ustedes no nos dicen cuáles son las metas que tú tienes con tu planilla, (14:02) nosotros quizás no te podemos ayudar, no te podemos dar un consejo. Simple y sencillamente, (14:08) pues si tú quieres hacer la planilla, pues ahí hay Dios que tenga. Pues no, esta última es para (14:13) todas, y por eso te digo que esto es para todas las etapas del negocio. Llevar esa meta, tanto a (14:20) corto como a largo plazo, junto con su planilla es sumamente importante. Y es bien común que cuando (14:28) eres cuenta propista, se te hace más difícil pedir, por ejemplo, financiamientos en los bancos, (14:35) ¿por qué? Porque ya no están tomando en consideración tanto los estados financieros (14:41) solamente. Tienes que tener al menos dos años de operaciones de tu negocio y un negocio sustentable, (14:50) ¿verdad? Que refleje que estás teniendo un ingreso y es un ingreso seguro. Porque, (14:55) por ejemplo, si tú vas a pedir un financiamiento para comprar una propiedad, probablemente tú estás (15:00) pidiendo a 30 años, pues ellos tienen que asegurarse de que tú tienes una actividad de (15:05) negocio que se va a sostener en el tiempo para entonces poderte dar ese financiamiento. Tú (15:12) también tienes que ponerte en los zapatos del financiador o de quien tú estás pidiendo ayuda, (15:17) como te dije, eso es a lo que ellos se dedican, a prestar dinero, a dar financiamiento, (15:24) pero tú tienes que poder demostrar que lo puedes pagar. Y esta es una de las razones por la cual (15:31) se le hace bien difícil a los cuentas propistas y dueños de negocios conseguir financiamiento, (15:37) porque sus planillas no reflejan la realidad de sus finanzas y son ustedes mismos los que se (15:44) cortan las patas, como dicen por ahí, ¿verdad? Con la excusa de que no quieren pagar las (15:49) contribuciones y que a veces nosotros los contadores no los podemos ayudar porque no (15:54) están aware de lo importante que es llevar una planilla acorde con su actividad de negocio real (16:00) y acorde a las metas que ustedes quieran llevar al futuro. Y para concluir, tienes que sentarte y (16:08) evaluar tus metas y ponerlo todo en una balanza. Si yo quiero ser un empresario exitoso, (16:14) una empresaria exitosa, tengo que tomar en cuenta las contribuciones y cómo hago las planillas y (16:22) cómo estas juegan a mi favor y al favor de qué, al favor de mi negocio. Tu planilla no es solo un (16:29) trámite obligatorio, es un reflejo de la salud financiera de tu negocio y una herramienta clave (16:37) para alcanzar tus metas definitivamente. Prepárate estratégicamente y verás cómo te va a ayudar a (16:44) crecer porque esto es paso a paso, paso a paso. Si estás escuchando este episodio en tiempo real, (16:52) pues quiero dejarte saber que próximamente tengo el taller de prepárate para la planilla y será el (16:59) próximo 19 de febrero a las 7 de la noche por Zoom. En las notas de este episodio te voy a dejar el (17:06) enlace de registro y si tienes dudas o preguntas, no dudes en dejarme un mensaje en las notas de (17:12) este episodio o por Instagram que me consigas como Ponte Pa Tu Número. Estás a tiempo para organizar (17:18) tus números para la planilla y aún tengo espacios para clientes nuevos. Así que si tú no eres mi (17:25) clienta todavía y estás buscando contadoras, aquí estoy para ayudarte. Así que escríbeme un mensaje. (17:32) Recuerda que juntas podemos llegar a tener negocios financieramente exitosos y rentables. Ponte Pa Tu (17:39) Número Podcast es una producción de Podcasteras Media y nos escuchamos en el próximo episodio, la próxima semana. Bye, bye.
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