41. El paso a paso para cerrar tu año fiscal

41. El paso a paso para cerrar tu año fiscal (0:00) Bueno, si tú estás como gallina sin cabeza, como me escribió una chica por el DM, que ella no sabe (0:10) ni cómo meterle mano al cierre de su año fiscal o al cierre de su actividad económica, pues quédate (0:19) por aquí porque voy a darte unos pasos para que te puedas organizar, que puedas organizar tus cuentas (0:27) y pueda servirte como una estrategia de cierre fiscal para tu año 2024 y no mueras en el intento (0:37) de cuadrar tu 2024. Hola, hola, es un placer tenerte aquí en Ponte Pa Tu Número, el podcast donde (0:50) aprenderás a simplificar tus finanzas para que tengas más tiempo de hacer prosperar tu negocio. (0:56) Aprenderás a organizar tus números, cumplir con tus obligaciones contributivas y mantener todo en (1:02) ley para que lleves tu emprendimiento o negocio al siguiente nivel. Soy Dori Mabel, contadora de (1:09) profesión y mi propósito es guiarte en el camino de llevar tus números de una manera simple y (1:16) efectiva. Prepárate para una dosis de conocimiento financiero práctico y motivación para alcanzar tus metas. (1:28) Ya quedan pocos, quizás dos semanas, una semana, no sé si estás escuchando a tiempo real para que (1:36) acabe el 2024 y comencé a hablar este mes de cómo tú te organizas para hacer ese cierre de año, (1:48) ese estado de ingresos y gastos para que puedas validar tu rentabilidad. Si no has escuchado el (1:57) primer episodio, te invito a que lo escuches y puedas escuchar cuáles fueron esas importancias, (2:06) esos beneficios de hacer ese cierre de año. Y en este episodio, tuve una nota que me dejó una (2:15) chica de que ella, pues, sabía más o menos lo que tenía que hacer, pero no sabía y entonces no (2:21) sabe cómo comenzar. Así que en este episodio te voy a dar quizás esos pasos para organizar tus (2:27) documentos e información que vas a necesitar y algunos consejos para maximizar cuál de esos (2:35) gastos pueden ayudarte para las deducciones de la planilla y son un beneficio para ti y (2:41) darte quizás ese consejo de cómo tú te preparas para pedir ayuda, en este caso si necesitaras (2:48) la ayuda de una contadora, de una asesora o de mí, cómo puedes venir ya con la mitad del camino (2:59) recorrido, como yo digo. Así que vamos a comenzar. Para ese primer paso, en mi metodología, cuando (3:08) las personas no tienen el hábito, como había dicho, de trabajar con sus números, pues mira, tú (3:14) debes de hacer el trabajar con tus números como si fuera una cita. Así que lo primero que te vengo (3:21) a decir es que haga una cita con tus números. Tienes que ir a tu calendario y la agendar una (3:28) hora y un lugar estratégicamente. Estratégicamente quiere decir que tú sepas que en ese momento que (3:35) tú escojas tú vas a estar tranquila, va a ser un tiempo que no te van a interrumpir, vas a escoger (3:43) un sitio que sea agradable para ti y todo eso porque tú tienes que maximizar el tiempo que tú (3:49) vas a dedicar para hacer estos pasos de organizarte, organizar tus cuentas para hacer ese estado de (3:56) ingreso que ya te he dicho que es bien importante al final del año. Así que después que tú agendaste (4:03) tu cita con estrategia o estratégicamente, vas a reunir todos los documentos que tú necesitas (4:10) para empezar a llenar ese informe de ingresos y gastos y mi recomendación es que lo hagas antes o (4:17) que los tengas antes del momento que te vas a sentar o de la cita que tú sacaste. Cuáles son (4:23) esos documentos que tú vas a necesitar? Pues mira, en el mandamiento número uno de contabilidad (4:29) es que las cuentas tienen que estar separadas. Así que tú se supone que si tienes tu práctica o (4:34) tu negocio, pues tengas una cuenta de banco donde tú reflejas la actividad de negocio de tu empresa (4:40) o de tu negocio. Si tú no la tienes, pues entonces debes de buscar cuáles son esos extractos bancarios (4:50) o donde tú tengas la actividad de negocio que tú estás llevando. Así sea si tienes unos reportes (4:56) porque anotas en libreta lo que hayas facturado, lo que hayas gastado, todo eso tú lo necesitas (5:04) para poder empezar a llenar ese reporte de ingresos y gastos que vamos a tratar de hacerlo por mes. (5:13) Así que necesitas si acaso necesitas comprobantes de los gastos o recibo los estados de las tarjetas (5:21) de crédito, porque quizás utilizas tu tarjeta de crédito para pagar cosas del negocio o de la práctica, (5:28) pues necesitas todos esos documentos donde tú sabes que hay ingresos y gastos de tu actividad (5:34) de negocio. También si tú completas planillas trimestrales en tu cuenta de SURI, pues necesitas (5:41) tener todos esos documentos para poderlos desglosar en el estado de ingresos y gastos. Así que imagina (5:48) que al revisar tus extractos de banco, puede ser que detectes alguna compra de equipo que quizás (5:55) olvidaste o registrar, tener todo en un solo lugar te asegura que no dejes nada afuera y por eso es (6:03) importante que tú hagas mente de dónde está toda esa actividad económica, dónde está todo eso. (6:09) Número dos, ya que tienes tu reporte descargado o lo tienes dentro de tus documentos, si no tienes (6:17) uno, sabes que yo proveo uno en mi cuenta, me lo puedes pedir, así que tú vas a empezar a (6:22) categorizar o a clasificar esa estructura de costos que es tuya de tu negocio. Y algunas de (6:29) esas categorías sugeridas dentro de los gastos que son los gastos operativos de tu negocio, pues si (6:36) tú tienes un negocio físico, pues sabes que pagas una renta, probablemente tienes servicios prestados, (6:43) tienes servicios de marketing, pudiste haber comprado equipos misceláneos, pagos de anuncios (6:50) o de promociones, si tú tienes ventas, pues probablemente compras inventario o compras (6:57) materiales, tú vas a poder identificar en ese reporte de ingresos y gastos todas esas categorías (7:05) que son las que definen tu estructura de costos. Y eso es todo lo que sea un gasto (7:12) ordinario necesario para hacer tu ingreso o hacer tu negocio, pues es parte de esa clasificación de (7:19) gastos. Así que agrupar todos los gastos, mi recomendación también es que los agrupes por (7:26) los que son los fijos y los variables. ¿Por qué? Porque quizás los fijos te van a ayudar a (7:32) identificar cuáles son esos gastos o esas categorías importantes de tu negocio. Y quizás (7:40) te pueda dar luz en el caso de que te falte algo o que se te haya quedado algo cuando tú lo vas (7:46) acomodando, pues ahí puedes venir recuerdos a tu mente de cuáles son gastos que tuviste en ciertos (7:54) meses en específico, porque si es un gasto fijo y quizás en uno de los meses no lo viste en tu (8:00) estado bancario, pues tienes que ver qué pasó ese mes que no lo pagaste o te lo cobraron doble en (8:06) otro mes, ¿verdad? Y tú te vas asegurando que todos los gastos que hayas incurrido en tu actividad (8:12) de negocio, pues los tienes. ¿Por qué? Porque son los que vas a necesitar para, no tan solo para tu (8:19) ingreso y gastos, sino para la planilla. Porque a mí pienso que a veces los gastos son más importantes (8:26) que hasta los mismos ingresos, ¿verdad? Porque cuando dejas gastos sin registrar, probablemente (8:35) eso se traduzca a pagar más impuestos. ¿Por qué? Porque entonces tienes los ingresos inflados o (8:42) soplados porque le faltan gastos por deducir, ¿verdad? Bien importante también en esta parte de los gastos (8:50) es si en costos, tú puedes entonces determinar si estás cargando gastos personales a las cosas que (8:58) son de tu negocio. Y aquí, ¿verdad? Quiero hacer una pequeña pausa para ponerte a pensar. ¿Por qué? (9:06) Porque tienes que recordar que si tú eres tu propia jefa o la dueña de tu negocio, ¿verdad? El gasto (9:12) principal que tiene tu negocio, pues eres tú misma. Porque tú, ¿verdad? Tienes que cobrar del trabajo (9:19) que haces o eres la que hace que tu negocio funcione. Así que tú eres ese gasto primordial. Y si tú no (9:27) tienes un presupuesto de tu vida, probablemente estés desangrando tu negocio. Y a lo mejor tu (9:33) negocio sí puede ser rentable, pero tú en tu carácter personal no lo eres, ¿verdad? No has hecho ese ejercicio (9:41) de cuál es hasta el ingreso que puede llevar mi negocio y que me puede sustentar a mí. Así que hay (9:47) que revisar esos gastos personales y ver si están por encima de lo que los ingresos de tu negocio (9:54) te pueden pagar. Y eso es la parte de cuando estás haciendo tu estructura de costo para registrar tus (10:01) gastos. Número tres, también puedes verificar tus pagos y los cobros pendientes. Si tienes clientes (10:09) que aún no te han pagado, pues es el momento de enviar recordatorio para que te liquiden antes de (10:16) cerrar el año. Y esto puede aumentar esos ingresos y reducir problemas. Muchas veces mis clientas, (10:23) cuando ya no muchas veces, pero a veces tienen clientes que pagan a 30 días, a 45 días, pues eso (10:32) le afecta lo que sería el flujo de efectivo o el cash flow porque ejercieron o dieron el servicio, (10:39) pero no le han pagado todavía. Y probablemente eso significa que su ganancia la tienen en la calle. (10:47) Muchas veces son los clientes que tenemos que solicitarle unas líneas de crédito para (10:53) entonces poder pagar sus gastos a tiempo o sus gastos operacionales. Así que eso es bien importante (11:00) que en este momento tú hagas ese ejercicio porque entonces tú tienes que determinar si tu negocio es (11:06) uno que necesitaría una línea de crédito, por ejemplo. Otro paso que puedes hacer que yo recomiendo (11:12) ya cuando tu negocio está creciendo y tienes mucha actividad o muchas transacciones, utilizar (11:19) herramientas digitales. La que puede ser ya sea el QuickBooks o Wave para llevar tu contabilidad en (11:29) herramientas o aplicaciones digitales y entonces ahí vas a tener acceso más rápido a todas esas (11:35) transacciones. ¿Por qué? Porque tú descargas tu estado de banco en esa herramienta o aplicación y (11:44) entonces es más fácil para ti hacer esa clasificación de gastos y también de los (11:49) ingresos. Y por último, puede lo que es la razón por la que estoy aquí es que si tú necesitas (11:59) ayuda, pues consulta con un contador o con alguien que te ayude. ¿Por qué? Porque quizás es la (12:06) persona que te pueda contestar las preguntas relacionadas a cómo estás clasificando tus ingresos (12:13) y gastos antes de presentar esas declaraciones finales o esa planilla. ¿Por qué? Quizás somos (12:20) las personas que somos más expertas y te pueden ayudar a identificar errores que puedas estar (12:26) cometiendo y los corrijas. La otra cosa que te vengo a decir es que qué consejos te puedo dar (12:34) para maximizar esas deducciones y te puedan beneficiar fiscalmente o en la planilla para (12:42) disminuir ese pago de contribución sobre ingreso. Que tienes que aprovechar todos los gastos (12:49) deducibles que sean permisibles en ese anejo de negocio o en esa planilla de contribución sobre (12:56) ingreso de tu negocio. Pero es bien importante que esas categorías de gastos que ya debes de (13:00) tener determinadas en tu reporte de ingresos y gastos, que no se te quede nada. Si tu máster, (13:08) por ejemplo, ahora que se toman muchos talleres o muchas capacitaciones, cursos, para tu beneficio, (13:18) para tu educarte, pues esto quizás también puede ser un gasto deducible porque te estás capacitando (13:25) para hacer mejor tu negocio, ¿verdad? Para que lo lleves al máximo. Probablemente otra cosa que te (13:34) pueda ayudar es alguna inversión que puedas hacer de último minuto o a este último tiempo para (13:43) antes de finalizar el 2024. Probablemente necesitas un equipo como una computadora o una (13:50) cámara o algo y tienes el sobrante y quizás eso te va a ayudar a bajar ese ingreso bruto. Pues es (13:58) una herramienta para tu negocio. Quizás es el momento aquí ahora a final del año comprarla (14:04) para que ese gasto entre en las deducciones de final de año. Como te dije, te ayuda a bajar (14:10) ese ingreso neto si lo necesitas hacer. También puedes evaluar si es el momento de hacer aportaciones (14:17) extras, ya sea a un fondo de retiro, si tú no tienes a un seguro, quizás puedas utilizar ese (14:27) dinero para sacar una puenta IRA y puede no solo darte tranquilidad, sino también reducir ese ingreso (14:35) para pagar menos impuestos. Y aquí, bien importante, siempre tienes que consultar con tu contador en (14:43) este caso. Porque es el que te va a decir si te conviene o no, si te va a hacer media o no. Es un (14:51) trabajo en conjunto. Y también en el caso que tengo clientes que sus ingresos o su mayor, como (15:00) dice, sus vacas gordas son a final del año, pues quizás tú necesitas diluir esos ingresos y quizás (15:08) puedes, si tienes ingresos altos este mes, considerar facturarlos, algunos servicios o (15:13) algunas ventas en enero. ¿Para qué? Para distribuir esa carga de ingresos y no sobrecargar el año (15:24) fiscal. Y entonces ese ingreso neto te quede alto. Entonces los gastos los vienes a registrar al otro (15:32) año. Así que puedes ver si puedes jugar con eso, planificar mejor esa distribución de ingresos. Y (15:40) para finalizar, ¿qué acción te puedo recomendar que puedes hacer? Pues mira, número uno, crea una (15:47) lista de check on checklist con todos esos documentos esenciales que necesitas para que (15:53) los tengas listos antes de sentarte a hacer ese reporte de ingresos y gastos que va a ser el que (16:00) se va a ir para las planillas. Y número dos, identificar menos esos tres gastos primordiales (16:07) que tú entiendes son los más grandes o los más significativos y son los que te van a ayudar a (16:12) que a bajar o a deducir ese ingreso porque probablemente pases por alto algún otro gasto (16:21) durante el mes que no lo hayas registrado y quizás puedas incluirlo y no se te olvide. Y (16:28) número tres, agendar una reunión con tu contador, ¿verdad? Una cita porque probablemente nunca lo (16:38) has hecho y tienes muchas lagunas o muchas preguntas y hacer esa cita o esa consulta te (16:46) puede ayudar a aclararlas y también hacer ese reporte y no tardar tanto tiempo o buscar la (16:54) mejor estrategia que funcione para ti, ya sea mira, ya tengo muchas transacciones, pues mira, (17:00) vamos a automatizar o vamos a utilizar una aplicación para hacerlo o si lo llevas en Excel, (17:08) ¿verdad? Yo te puedo ayudar a customizar ese reporte para que te ayude a agilizar ese registro (17:16) de tus transacciones y esto no se convierta en un dolor de cabeza. Siempre digo que todos los (17:22) negocios son diferentes y no puedes pretender hacer las cosas igual que lo hace tu colega o (17:29) tu amiga o aquella que tiene un negocio de ventas y tú tienes un negocio de servicios, ¿verdad? Son (17:34) diferentes y lo ideal es que tú eres la experta en tu negocio, tú eres la que conoces tu actividad (17:40) económica. Quizás con pedir un, ¿verdad? Si necesitas ayuda en este tiempo, todavía tengo, (17:48) te puedo ayudar y juntas podemos diseñar ese reporte de ingresos y gastos que te funcione (17:53) a ti. Quiero que sepas que como estamos en diciembre, voy a estar trabajando solamente (17:58) hasta el 18 de diciembre porque voy a cogerme un breakcito navideño y aquí en Puerto Rico, (18:05) ¿verdad? Nos vamos hasta los Reyes y después de Reyes, pues abro agenda otra vez hasta el 31 de (18:12) enero porque después es trabajar con planilla, trabajar con planilla y no, ¿verdad? No doy (18:18) abasto y es bien importante que tú sepas eso, ¿verdad? Nosotros los contadores tenemos bien (18:23) poquito tiempo que nos provee el Departamento de Hacienda para poder ayudarlos a todos, (18:28) a todos los clientes y a mí me gusta, ¿verdad? Que mis clientes vengan con tiempo, (18:33) que trabajemos sus reportes juntos para poderles dar un mejor servicio y puedan salir bien y no (18:41) tengan que pagar las contribuciones demás. Así que aprovecha, pasa por el enlace de mi biografía (18:46) o escríbeme para pasarte el enlace de las consultas. Y no me queda más que agradecerte (18:54) por acompañarme en este episodio de Ponte Pa Tu Número. Tim, ya a finalizar de año, (19:01) estoy bien contenta porque pude completar un año casi del podcast y quiero dejarte (19:10) saber que Ponte Pa Tu Número Podcast es una producción de podcast de la comunidad. (19:16) Así que nos escuchamos pronto y Ponte Pa Tu Número.