46. Organiza tus gastos y maximiza tus deducciones

46. Organiza tus gastos y maximiza tus deducciones 0:00) ¿Sabías que la forma en que organizas tus gastos podría marcar la diferencia entre pagar más de lo (0:07) necesario o aprovechar al máximo tus deducciones contributivas? Muchas veces, pequeños descuidos (0:15) al registrar gastos pueden convertirse en grandes dolores de cabeza al llenar tu planilla. En este (0:22) episodio te voy a enseñar cómo identificar estos gastos clave que puedes deducir, los errores más (0:30) comunes que debemos evitar y sobre todo cómo mantener tus números organizados para que tu (0:37) negocio esté siempre listo para el periodo contributivo. Dale oído porque para mí el (0:45) registro de gastos es uno de los ejercicios primordiales para defenderte en la planilla. (0:56) Hola, hola, es un placer tenerte aquí en Ponte Pa Tu Número, el podcast donde aprenderás a (1:03) simplificar tus finanzas para que tengas más tiempo de hacer prosperar tu negocio. Aprenderás a (1:09) organizar tus números, cumplir con tus obligaciones contributivas y mantener todo en ley para que (1:15) lleves tu emprendimiento o negocio al siguiente nivel. Soy Doris Mabén, contadora de profesión (1:21) y mi propósito es guiarte en el camino de llevar tus números de una manera simple y efectiva. (1:29) Prepárate para una dosis de conocimiento financiero práctico y motivación para alcanzar tus metas. (1:44) Mira, técnicamente la premisa para la planilla es que cualquier gasto ordinario necesario de (1:53) llevar a cabo tu negocio debería ser deducible en tu planilla y lo ideal para organizarte es (2:04) que lleves un registro de ellos mensualmente o periódicamente durante el año. O sea, (2:12) que si seguimos la regla número uno de llevar una finanza organizada es que las cuentas tienen (2:19) que estar separadas. Las cuentas separadas, personales y las del negocio. Y cuando vayas (2:28) a categorizar tus gastos, es importante que puedas identificar que todo lo que va a ser del (2:36) negocio lo vas a llevar aparte. Porque si lo llevas mezclado con lo personal, ahí ya se te (2:42) va a hacer bien difícil. Y cuando vayas entonces a llevar ese registro, vas a tener una melcocha (2:48) de todo. Segundo, deberías llevar un formato simple. Esto ya lo vengo diciendo desde hace (2:55) muchísimo tiempo. Y yo te aconsejo que debes de tener ese reporte de ingresos y gastos y lo ideal (3:02) sería que lo lleves en una plantilla de Excel donde vas a identificar cuáles son las categorías o (3:08) tipos de gastos que tú tienes haciendo tu negocio, ya sea ejerciendo tu servicio o en el caso que (3:17) tengas un negocio de ventas o de cualquier tipo de negocio. Y allí en tus categorías o lo que (3:24) nosotros conocemos como cuentas, vas a ir registrando esa actividad que vas a ir llevando (3:31) durante el año o durante el periodo que llevas abierto tu negocio. Si ya tú tienes una actividad (3:38) de negocio más complicada o de más volumen de transacciones, yo te aconsejo que comiences a (3:44) utilizar un programa de lo que se conoce como un programa contable para comenzar a registrar tus (3:53) gastos mensualmente. Y hay diferentes tipos de programas, siempre desde los más complicados o (4:00) sofisticados hasta los más simples y de los que son de pago con los que son gratis. Así que puedes (4:07) hacer un research porque entre los más comunes está lo que se conoce como la plataforma de (4:13) QuickBooks pero también está una que se llama Wave que es libre de costo y tú vas entonces a (4:20) registrar esa actividad de negocio si bien importante que ya tú tengas una cuenta donde (4:27) estás registrando esa actividad mensualmente. Si tú todavía no llevas una cuenta oficial de negocio, (4:35) pues tú puedes utilizar una cuenta alterna tuya personal para que entonces lleves ese registro (4:42) o todas esas transacciones que haces durante el año. Bien importante es que si tú tienes una (4:51) estructura de negocio creada como una LLC o una corporación, yo he visto gente que todavía no (4:59) llevan esa actividad de negocio en esas cuentas. Tienes que tener una cuenta aparte para tu negocio (5:05) de LLC o corporación porque ya ella es una persona aparte de ti y ella tiene que llevar su propia (5:11) contabilidad. Básicamente esta es la importancia de llevar ese registro de gastos durante el año (5:18) porque cuando viene este tiempo de la planilla, si no has registrado ni un solo número de tu (5:24) actividad de negocio o actividad económica, se te va a trepar el mono y el estrés y te va a dar de (5:30) todo y muchas veces lo que hacen los dueños de negocio es hacer su mejor estimado de los gastos (5:39) que tienen durante el mes, lo ponen en los 12 meses y ya tiene una sumatoria para el final del (5:45) año. Lo cual yo en mi carácter personal no lo recomiendo si tú llevas un negocio con todas (5:53) las de la L.A. o con la responsabilidad e importancia que conlleva porque la realidad es (6:01) que tú necesitas saber si estás teniendo un negocio rentable o no y en adición puedas tomar (6:07) decisiones basado en tus números reales y no en números estimados. Y eso sería la importancia, (6:16) la primera parte de que debes de saber de los negocios de cómo te vuelvas a organizar los gastos. (6:22) Entonces, ¿qué gastos yo puedo poner en mi planilla? Y esta es básicamente la pregunta que tienen muchos. (6:30) ¿Por qué? Porque a veces cuando yo le voy a, me contratan para que yo le llene la planilla de (6:36) negocio, del anejo de negocio, y dicen, ay, es que yo no tengo gastos. Mire, gente, todo el mundo que tiene un (6:41) negocio o que genera un ingreso por cuenta propia tiene gastos. Y mi recomendación es que si estás (6:48) un poco perdida en esto, siempre se puede tomar como base el tú buscar el anejo de la planilla de (6:58) negocio que tú vas a llenar porque allí hay un listado de gastos generales y tú puedes entonces (7:05) hacer referencia y ver cuál de ellos te aplican a ti y a tu tipo de negocio. Porque la realidad es que (7:13) no todos los negocios tienen los mismos gastos, ya sea porque es un negocio de servicio o de venta, (7:20) o si tú llevas un negocio de alquileres o de renta, cada uno tiene sus gastos específicos o (7:27) que van alusivos hacia actividad de negocio. Y tú eres la que determina qué es un gasto del negocio, (7:35) también al igual has tenido unos gastos personales, en el caso de que tengas todavía las cuentas (7:42) juntas, por eso es importante que los lleves separados. Bien importante porque hace unos (7:47) añitos atrás debes de tener en consideración que el Departamento de Hacienda exige que se (7:55) preparen unos documentos informativos para que tus gastos puedan ser registrados o validados (8:03) para la planilla. Y con más razón es que te digo que tienes que validar con tiempo y hacer ese listado (8:12) o ese screening de todos los gastos que has incurrido durante el año. ¿Para qué? Para que no (8:19) se te quede nada, porque esto aplica a todos los tipos de negocio y las estructuras de negocio, (8:27) o sea, que sea que tengas un negocio bajo una DBA o una LLC, una corporación, el tratamiento para (8:34) los gastos es el mismo para efectos de registrarlos en la planilla. Para darte ejemplos de estos gastos, (8:43) que son, vamos a comenzar, los que te tienes que preocupar porque si son significativos y (8:49) necesitas hacer una informativa, pues si tú tienes gastos de alquiler, de espacio o de rentas, es (8:56) importante que exista un contrato, pues tú necesitas hacer una informativa. Los famosos (9:02) servicios prestados o contratados que tú contratas personas, ya sea en Puerto Rico o fuera de Puerto (9:09) Rico, también necesitas esa informativa. Ahí pueden caer las primas de seguro, anuncios, (9:16) colegiaciones, herramientas virtuales, suscripciones. Si tú tienes un negocio más formal y llevas (9:25) empleados en nómina, todo lo que son de esos gastos patronales, la W2 para tu empleado, (9:32) todo eso necesitas una informativa. Mi consejo es si tú tienes un contador, comunícate con tu (9:41) contador lo antes posible para que se pongan de acuerdo con esto. Si tú no tienes contador y (9:47) crees que necesitas ayuda con esto, sabes que yo estoy disponible. Todos estos son gastos (9:53) significativos para tu negocio y vas a necesitar una informativa y hay unas fechas límites para la (10:01) mayoría de ellas. Es necesario que estés informado. Específicamente algunos que vencen el 28 de (10:07) febrero. También están los gastos de operación como gastos de Internet, si pagas teléfono o celular, (10:19) las utilidades como agua, luz, si tú incurres en gastos de automóvil como gasolina, peajes, (10:29) reparaciones, la depreciación tanto de autos como de equipos, también en las categorías de otros (10:36) gastos, los gastos como se conocen los de la parte C o los gastos a Facón, los uniformes, gastos de (10:43) oficina, gastos de capacitación o talleres, los cargos bancarios, todos esos son gastos que tú (10:54) tienes que hacer mente y si no los has registrado o no llevas un registro, pues comenzar a ver la (11:04) mes tras mes cuáles fueron todos esos gastos alusivos a tu hacer tu ingreso. En el caso de (11:11) nosotros los de servicios profesionales, muchas veces un gasto significativo puede ser el gasto (11:18) de educación continua, tomaste cursos, ahora que mucha gente toma cursos en línea, seminarios, (11:25) certificaciones, membresías, afiliaciones, todo eso. Las chicas que tienen tiendas online, (11:33) súper importante llevar ese costo de la mercancía, tanto la vendida como el inventario que te quedaste (11:42) al final del año, como había comentado en el episodio anterior, ese costo de lo vendido es (11:49) bien importante, así que si tú no lo hiciste durante el año o tienes la mitad o una cuarta (11:57) parte, es importante que lo comiences a cuadrar hasta final del año. Tienes que sacar un tiempo (12:03) para validar esa lista y puedas decir, este es mi registro oficial durante el año, para qué? Para (12:11) qué? Para estar lista para la planilla y que no se me quede nada. ¿Por qué? Porque uno de los (12:20) errores más comunes es que a la gente se le olvida lo que gastó y si lo compraste cash y no guardaste (12:28) los recibos, pues ahí se fue, ¿verdad? En banda, como dicen, por eso es que es bien importante que (12:34) utilices o hagas todos tus pagos a través de medios electrónicos o con cheque, ¿por qué? Porque ahí (12:42) tienes la evidencia y no se te olvida y si tuvieses que una investigación o una evidencia, pues ya, (12:49) tú lo tienes de que fue un gasto que incurriste para tu negocio y es importante de que no se te (12:55) olviden estos gastos porque esa deducción de ingresos menos gastos te va a dar a qué? A ese (13:01) ingreso neto que te queda al final del año y tú no quieres que ese ingreso te quede por encima de (13:08) la realidad de lo que te sobró en tu negocio porque ese ingreso neto sería el monto que pasaría a (13:16) tributar o el ingreso neto para las deducciones que tengas derecho en tu planilla, ¿verdad? En el (13:24) caso de la planilla personal porque entonces iría a qué? A tributar en o ir a las tasas (13:31) contributivas en el caso de que lleves el negocio como una DBA. En el caso también que lleves tu (13:36) negocio como una DBA, sabes que las personas que trabajan por cuenta propia aportan su propio (13:41) seguro social y vas a hacerlo basado en ese ingreso neto de tu actividad de negocio. Otro de (13:47) los errores más comunes que lo presenté al principio que los gastos mezclan los gastos (13:53) personales con los del negocio y por eso es que debes de seguir esa regla número uno de que los (14:00) gastos personales van afuera del negocio y aquí es que tú te vas a dar cuenta de que básicamente (14:07) las personas que trabajamos por cuenta propia la mayoría de las veces el gasto más significativo (14:13) que tiene un negocio eres tú misma porque tú cobras, ¿verdad? O si no tienes otra fuente de (14:20) ingreso tú vives de lo que te sobra después que se supone que le deduzcas los gastos del negocio. (14:28) Bien importante que sepas cuáles son esos gastos personales y cuáles son en realidad los de tu (14:34) negocio porque tú necesitas saber lo más importante que siempre digo, ¿tu negocio es rentable o no es (14:42) rentable? Y para mí eso es lo más importante no es tan solo mira para que quiero que me sobre (14:49) poquito para no pagar contribuciones en la planilla mira esto es un alma de doble estilo porque tu (14:55) planilla es el documento oficial financiero que tú tienes para presentar en caso de que tú necesites (15:02) alguna ayuda económica y si tú presentas todo el tiempo en pérdida y esa no es la verdad pues (15:08) probablemente te va a perjudicar en el caso de que vayas a pedir ayuda y viceversa en el caso que (15:14) tú sí necesites ayuda pues tú tienes que reflejar cuál es esa actividad económica para ver cómo te (15:20) puedes ayudar cómo puedes solicitar ayuda que es bien importante que esa planilla tiene que tiene (15:26) que reflejar el acorde con las metas o hacia dónde tú quieres llegar con tu negocio hoy hablamos (15:35) sobre esta importancia de organizar y registrar correctamente los gastos de tu negocio ya que esto (15:41) no sólo te va a ayudar a tomar decisiones financieras más informadas sino que también (15:46) puedes reducir tu carga contributiva al momento de presentar esa planilla de contribución sobre (15:54) ingreso también exploramos ejemplos de gastos deducibles además de los errores más comunes que (16:01) debes evitar para para que para que el estrés no se apodere de ti y no vayas a recibir la famosa (16:10) carta de error matemático recuerda que cada dólar que inviertes sabiamente en tu negocio tiene el (16:20) potencial de regresar en forma de crecimiento y de estabilidad si aún necesitas más ayuda que con (16:29) más ejemplos siendo más específica tienes preguntas y me quieres hacer de cómo te puedes preparar para (16:36) la planilla pues te invito a mi próximo taller de prepárate para la planilla cuenta propista virtual (16:44) por zoom en vivo así que me puedes hacer todas las preguntas que tú tengas y porque porque tu (16:51) conocimiento es verdad no tan sólo hacer tu negocio sino también conocer de finanzas y de planilla (16:59) porque tú eres la dueña de tu negocio más importante que te puedas defender en la planilla (17:05) y vuelvo y repito para que no pagues contribuciones de más y que espero que este episodio te hayas (17:12) dado claridad y herramientas para manejar los gastos de tu negocio de una manera efectiva no (17:19) olvides que la organización financiera es clave para alcanzar tus metas y cumplir con sus obligaciones (17:26) y responsabilidades contributivas y tienes preguntas o necesitas ayuda adicional o si (17:34) estás buscando un contador o contadora aquí estoy para apoyarte gracias por escuchar este episodio (17:42) de ponce pa tu número y nos escuchamos en el próximo que seguimos hablando de cómo te preparas (17:50) para la planilla y recuerda que este podcast ponce pa tu número es una producción de Podcasteras Media.